El próximo 15 de junio cumple un año la entrada en vigor de la Ley General de Archivos; esta Ley tan importante no solo para la preservación histórica de nuestros archivos, sino como elemento esencial para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la rendición de cuentas y el buen gobierno, contiene dentro de su capitulado una serie de reglas y disposiciones novedosas, pero totalmente necesarias sobre la gestión documental electrónica, y es que en estos tiempos en que se está gestando una verdadera revolución digital cobra una especial importancia lo relativo a la creación, transferencia, preservación y en general, el tratamiento de documentos electrónicos.
La pandemia por el Covid-19 traerá enormes consecuencias en todos los ámbitos de nuestra vida, el económico, social, cultural, etc., muchas aún no las podemos cuantificar, pero hay algunas, cuyos efectos nos impactan en lo inmediato; de manera específica, advertimos que el uso y desarrollo de tecnologías para afrontar la crisis se ha disparado.
Las aplicaciones, plataformas y redes sociales para comunicarnos, y hacer nuestras actividades cotidianas son indispensables; las dependencias de gobierno, en la necesidad de desempeñar sus funciones y llevar acabo su gestión, se han visto obligadas a implementar mecanismos y herramientas digitales para ello; ejemplos tenemos varios: el 20 de abril el Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, por primera vez en su historia, celebró una sesión remota que se llevó a cabo vía videoconferencia y se hizo pública a través de los distintos canales y páginas de la Corte, reiniciando con ésta sus actividades ante la emergencia sanitaria por el coronavirus.
Los poderes judiciales estatales, como el del Estado de México, emitieron Acuerdos para ordenar la implementación de mecanismos que permitan mantener y ampliar servicios del Tribunal Electrónico; la Jefa de Gobierno de la CDMX anunció al Gobierno Digital y el uso de tecnologías, como estrategia para retomar la nueva normalidad y hacer más eficaces y eficientes las estructuras y dependencias que conforman la administración capitalina. El coronavirus Covid-19 definitivamente ha acelerado la transformación de la administración pública; de un gobierno de papel a uno digital.
De manera particular, esta ley establece dentro de sus objetivos el sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos, ya sea audiovisuales, fotográficos, fílmicos, sonoros, visuales, e inclusive los documentos en papel que se tendrán que digitalizar; encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía; pero, además, de manera particular sienta las bases generales para su incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Los webinars, foros en línea, videoconferencias, por citar algunos, constituyen soportes electrónicos archivísticos, que como tal deben ser tratados y conservados de conformidad con lo previsto en la Ley General de Archivos.
Y es que, si bien, antes del Covid-19 ya se imaginaba un mundo en donde el papel prácticamente pasaría a desuso y únicamente permanecería como herramienta documental histórica, hoy más que nunca se percibe a los documentos, archivos y expedientes electrónicos, por antonomasia, como herramientas para la transformación digital, eminente y necesaria, de la gestión pública; apta para un mundo en el que todos vamos a estar interconectados y dependientes totalmente de las tecnologías.
En un futuro muy próximo se vislumbra un nuevo esquema de gobernanza electrónico, en el que no solo la transparencia, el acceso a la información, la protección de datos personales, y el gobierno abierto, sino la gestión documental electrónica serán los ejes rectores de la administración pública.