Hace unos meses, en una sesión con directores, le pedí a un participante que me prestara su agenda de la semana anterior. Me la entregó con cierto orgullo: no había un solo hueco. Juntas, llamadas, comidas, “seguimientos”. Le pregunté cuántas de esas horas habían movido a su empresa hacia donde él quería llevarla. Tardó en contestar. “Dos”, dijo al fin, “y una se canceló”.
No es un caso raro. Es el retrato de buena parte de quienes dirigen: personas que trabajan muchísimo y avanzan poco, porque confunden estar ocupados con ser eficaces.
El problema no es nuevo. Hace casi dos mil años, Séneca le escribía a Paulino que no es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho. En 1955, Cyril Northcote Parkinson formuló en The Economist su célebre ley: el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible. La escribió con ironía; la cumplimos con disciplina. Y Peter Drucker, que observó de cerca a cientos de ejecutivos, concluyó que el tiempo es el recurso más escaso y que, si no se administra, nada más podrá administrarse.
Los griegos, más sabios que nosotros en esto, tenían dos palabras para el tiempo. Cronos era el que marca el reloj: lineal, medible, implacable. Kairós era el momento oportuno, el instante que tiene sentido. Nuestras agendas están llenas de cronos y vacías de kairós.
El tiempo es el único recurso que no se puede comprar, almacenar ni recuperar. El dinero se pide prestado; el talento se contrata; la hora perdida el martes no regresa el viernes.
¿Qué hacer? Propongo algunos pasos que he visto funcionar en directivos, (y que a mí también me han costado).
1. Medir antes de opinar. Drucker recomendaba registrar, durante dos o tres semanas, en qué se va realmente el tiempo. Casi nadie lo hace, porque el resultado suele ser humillante. Pero sin diagnóstico no hay terapia: lo que creemos hacer y lo que hacemos rara vez coinciden.
2. Distinguir lo urgente de lo importante. Se atribuye a Eisenhower la idea de que lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante. Lo urgente grita; lo importante espera en silencio, hasta que un día deja de esperar.
3. Proteger bloques largos. El trabajo que de verdad importa —pensar la estrategia, preparar una conversación difícil, escribir— no cabe en fragmentos de quince minutos entre dos notificaciones. Hay que defender esas horas como se defiende una cita con el consejo.
4. Domesticar el teléfono. Revisamos el celular decenas de veces al día y cada interrupción nos cobra varios minutos para volver a concentrarnos. No es que el aparato nos robe el tiempo: se lo entregamos nosotros, a plazos.
5. Aprender a decir que no. Cada “sí” a una junta innecesaria es un “no” a algo que sí importaba. Negarse con cortesía es una competencia directiva, no un defecto de carácter.
6. Delegar de verdad. Muchos directores no tienen exceso de trabajo, sino exceso de trabajo ajeno. Si usted es el único que puede hacerlo todo, el problema no es su agenda: es su equipo, o su confianza.
7. Revisar las juntas. Una reunión sin objetivo, sin orden del día y sin una decisión al final es tiempo colectivo quemado. Multiplique una hora por diez asistentes y verá cuánto le costó.
8. Dejar espacio para pensar. No es pereza: es el lugar donde aparecen las ideas. Una agenda sin márgenes produce directivos sin perspectiva.
9. Cerrar la semana. Quince minutos cada viernes para revisar qué se logró, qué se quedó en el camino y qué merece el primer lugar del lunes. Es la diferencia entre conducir la agenda y ser conducido por ella. Quien no planea su semana termina ejecutando la de otros.
Hay, además, una dimensión que no aparece en los manuales. El tiempo no sólo se administra: se regala. Las horas que dedicamos a la familia, a los amigos, a quien necesita ser escuchado, no son “improductivas”. Son, quizá, las únicas que al final tendremos ganas de contar.
Al terminar aquella sesión, el director me prometió que revisaría su agenda con calma. Le pregunté cuándo. Sacó el teléfono, buscó un hueco… y no encontró ninguno en las siguientes tres semanas.
El tiempo no se encuentra: se decide.
Puntos de reflexión
• Si revisara su agenda de la semana pasada, ¿cuántas horas dedicó a lo que de verdad importa?
• ¿Qué junta podría eliminar mañana sin que nadie lo notara?
• ¿Qué tarea sigue haciendo usted que alguien de su equipo haría mejor?
• ¿A quién le debe un tiempo que ya no podrá reponer?